Gap-Analyse, wissen, wo Sie stehen, bevor Sie investieren
Zwischen „wir haben ein QM-System" und „wir bestehen das Audit" liegt oft mehr, als von innen sichtbar ist. Die Gap-Analyse misst diesen Abstand: was die Norm fordert, was bei Ihnen vorhanden ist und was dazwischen fehlt, belegt statt geschätzt.
Sinnvoll, wenn
Diese Leistung passt, wenn
- ein Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit ansteht und Sie den Stand vorher kennen wollen
- ein System aus einer früheren Beratung existiert, das seither niemand geprüft hat
- eine neue Normversion greift und Sie den Anpassungsbedarf beziffern müssen
- ein Kunde ein Zertifikat fordert und Sie wissen wollen, wie weit der Weg tatsächlich ist
- die QM-Stelle neu besetzt wurde und die neue Person einen belastbaren Ausgangspunkt braucht
- Sie vor einer Investitionsentscheidung stehen und keine Hausnummer, sondern eine Zahl brauchen
Was wir tun
- Unterlagen vorab sichtenHandbuch, Prozessbeschreibungen, Auditberichte und Managementbewertung werden vor dem Termin gelesen. So bleibt die Zeit im Betrieb für das, was nur dort zu sehen ist.
- Aufnahme vor OrtProzesse ansehen, mit Schlüsselpersonen sprechen, Nachweise stichprobenhaft prüfen. Entscheidend ist der Abgleich zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was tatsächlich passiert.
- Abgleich mit der Norm, Kapitel für KapitelJede Anforderung wird einzeln geprüft und eingestuft: erfüllt, teilweise erfüllt oder offen. Jede Einstufung mit Beleg, damit sie nachvollziehbar bleibt.
- BefundberichtDie Lücken nach Dringlichkeit sortiert, was vor dem nächsten Audit zwingend geschlossen sein muss, steht getrennt von dem, was Verbesserung wäre.
- AufwandsschätzungWas zu tun ist, um die Lücken zu schließen, und mit welchem Aufwand. Damit können Sie entscheiden, ob Sie das intern machen, extern vergeben oder vorerst lassen.
Was am Ende vorliegt
Was wir von Ihnen brauchen
Die Analyse ist nur so gut wie das, was sie sehen darf. Drei Dinge brauchen wir:
- Zugang zur Dokumentation vorab. Je früher, desto mehr Zeit bleibt vor Ort für den Betrieb statt für das Lesen.
- Verfügbarkeit der Prozessverantwortlichen. Am Aufnahmetag für jeweils eine kurze Runde, Dokumente allein zeigen nicht, ob etwas gelebt wird.
- Offenheit über bekannte Baustellen. Was Sie selbst schon wissen, muss niemand suchen. Das verkürzt die Analyse und macht sie günstiger.
Fester Preis für einen fest umrissenen Auftrag
Die Gap-Analyse ist bewusst abgegrenzt: fester Umfang, feste Dauer, fester Preis. In der Regel eineinhalb bis zwei Tage einschließlich Vor- und Nachbereitung, abhängig von der Komplexität Ihres Unternehmens, also von der Zahl der Prozesse und Standorte und vom Umfang der vorhandenen Dokumentation.
Der Befund gehört Ihnen, unabhängig davon ob danach ein weiterer Auftrag folgt. Sie können damit intern arbeiten, einen anderen Dienstleister beauftragen oder vorerst nichts tun, genau dafür ist eine Analyse da.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich die Gap-Analyse von einem internen Audit?
Ein internes Audit prüft, ob Ihr eigenes System eingehalten wird. Es ist normpflichtig, muss geplant und im Auditprogramm geführt werden und dient dem Nachweis.
Die Gap-Analyse prüft den Abstand zwischen Ihrem System und der Normforderung. Sie ist frei in Umfang und Zeitpunkt und dient der Entscheidung, nicht dem Nachweis. Wenn Sie ohnehin Audits brauchen, ist Interne Audits das passende Format.
Können wir die Gap-Analyse als internes Audit anrechnen?
Nicht nachträglich. Ein internes Audit muss vorher geplant, im Auditprogramm geführt und nach festgelegten Kriterien durchgeführt werden, das lässt sich im Nachhinein nicht umdeklarieren, und ein Zertifizierer erkennt das.
Wenn Sie beides wollen, legen wir den Termin von vornherein als Audit an. Dann erfüllt er beide Zwecke, ist aber in Vorbereitung und Ablauf ein Audit und keine freie Analyse.
Sagen Sie uns auch, wenn nichts zu tun ist?
Ja, und das kommt vor. Manche Systeme sind besser als ihr Ruf im eigenen Haus, dann steht das im Befund, und die Analyse hat Ihnen eine unnötige Investition erspart. Das ist ein Ergebnis, kein Misserfolg.
Was, wenn die Lücken größer sind als erwartet?
Dann wissen Sie es, bevor ein Zertifizierer es Ihnen sagt, und das ist der günstigere Zeitpunkt. Der Befund benennt, was zwingend vor dem nächsten Audit geschlossen sein muss und was Zeit hat. Ob wir das gemeinsam angehen, entscheiden Sie danach in Ruhe.
Findet das vor Ort oder aus der Ferne statt?
Vor Ort findet alles statt, wo es auf den Betrieb selbst ankommt: Gap-Analyse, interne Audits sowie externe Audits durch Kunden oder Zertifizierungsstellen. Abstimmungen, Dokumentenarbeit und Rückfragen laufen als Remote-Termin, wo das sinnvoll ist, das spart Ihnen Wartezeit und uns Anfahrt.
Bei laufender Betreuung halten wir bewusst regelmäßige Präsenztermine. Ein System, das nur aus der Ferne gepflegt wird, entfernt sich mit der Zeit von dem, was im Betrieb tatsächlich passiert.
Reden wir 30 Minuten darüber, was Sie wirklich brauchen
Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Sie schildern Ihre Ausgangslage, wir sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten, und ob Sie dafür überhaupt einen Berater brauchen.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
0170 7393416 · info@qm-beratung-bayern.de