Prozesse optimieren, dort ansetzen, wo es tatsächlich klemmt

Nicht jede Verbesserung braucht eine Norm als Anlass. Wenn Aufträge liegen bleiben, Rückfragen sich häufen oder dieselbe Information dreimal erfasst wird, liegt das selten an den Leuten und fast immer am Prozess.

Sinnvoll, wenn

Diese Leistung passt, wenn

Durchlaufzeiten länger werden, ohne dass mehr Arbeit da wäre
an den Schnittstellen zwischen Abteilungen regelmäßig etwas liegen bleibt
dieselben Daten an mehreren Stellen erfasst werden
ein neuer Ablauf eingeführt werden soll und im Haus die Zeit fehlt, ihn sauber aufzusetzen

Ein anderer Weg passt besser, wenn

eine Zertifizierung ansteht, dann ist ISO 9001 einführen der Rahmen, die Prozessarbeit ist darin enthalten
das eigentliche Problem Personalmangel ist: ein besserer Prozess ersetzt keine fehlende Stelle
nur die Methode fehlt, um selbst zu analysieren, dafür gibt es Workshops zu QM-Methoden

Was wir tun

Den Prozess aufnehmen, wie er läuftNicht wie er laufen sollte. Wir gehen den Ablauf mit den Beteiligten durch und halten ihn fest, als Flussdiagramm, SIPOC oder Turtle, je nachdem was den Fall am besten trifft.
Engpässe sichtbar machenWartezeiten, Doppelerfassungen, Rückfragen und Nacharbeit werden gezählt, nicht geschätzt. Eine Pareto-Auswertung zeigt anschließend, welche wenigen Ursachen den größten Teil des Verlusts ausmachen.
Soll-Ablauf mit den Beteiligten entwerfenWer den Prozess täglich macht, weiß am besten, was funktionieren würde. Ein am Schreibtisch entworfener Ablauf hält der Praxis selten stand.
Umsetzung begleitenDer Punkt, an dem Optimierungsprojekte üblicherweise versanden. Wir bleiben dabei, bis der neue Ablauf tatsächlich gelebt wird.
Wirksamkeit messenEine Kennzahl vorher, dieselbe nachher. Ohne diesen Vergleich bleibt jede Verbesserung Behauptung, und im Audit ist genau das die Frage.

Was am Ende vorliegt

Prozessbild Ist und SollDokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar

Priorisierte MaßnahmenlisteMit Verantwortlichen und Fristen, nach Wirkung sortiert

Messbare VerbesserungEine Kennzahl, die den Unterschied vorher/nachher belegt

Beteiligte, die mitziehenWeil sie den neuen Ablauf selbst mitentworfen haben

Was wir von Ihnen brauchen

Prozessarbeit lässt sich nicht von außen verordnen. Drei Dinge müssen aus dem Betrieb kommen:

Zugang zum laufenden Prozess. Beobachtung am Arbeitsplatz, nicht nur Beschreibungen im Besprechungsraum.
Zeit der Beteiligten. Die Leute, die den Ablauf machen, brauchen wir bei der Aufnahme und beim Entwurf, sonst entsteht ein Prozess für niemanden.
Bereitschaft, etwas zu ändern. Wenn das Ergebnis am Ende nicht umgesetzt werden darf, ist die Analyse verlorene Zeit. Das klären wir lieber vorher.

Festpreis, sobald der Prozessumfang feststeht

Der Aufwand richtet sich nach der Komplexität des Ablaufs: wie viele Bereiche und Standorte beteiligt sind, wie viele Schnittstellen es gibt und ob belastbare Daten bereits vorliegen oder erst erhoben werden müssen.

Nach einem ersten Gespräch über den betroffenen Ablauf lässt sich das benennen. Sie erhalten einen Festpreis und eine Einschätzung, welche Wirkung realistisch ist, auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet, dass der Prozess in Ordnung ist und woanders etwas klemmt.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür ein QM-System?

Nein. Prozessarbeit funktioniert unabhängig von jeder Norm, das ist eher die ursprüngliche Reihenfolge: erst der Ablauf, dann die Dokumentation. Wenn später eine Zertifizierung dazukommt, ist die Vorarbeit bereits geleistet.

Was, wenn die Beteiligten die Änderung nicht mittragen?

Dann setzt sie sich nicht durch, unabhängig davon wie gut sie auf dem Papier aussieht. Genau deshalb entwerfen wir den Soll-Ablauf mit den Beteiligten und nicht für sie. Wo Widerstand bleibt, steckt meist ein Grund dahinter, den von außen niemand sehen konnte.

Woran messen Sie, ob es besser geworden ist?

An einer Kennzahl, die vor der Umstellung erhoben wurde, Durchlaufzeit, Nacharbeitsquote, Anzahl Rückfragen, je nach Fall. Welche das ist, legen wir zu Beginn gemeinsam fest, nicht hinterher.

Findet das vor Ort oder aus der Ferne statt?

Vor Ort findet alles statt, wo es auf den Betrieb selbst ankommt: Gap-Analyse, interne Audits sowie externe Audits durch Kunden oder Zertifizierungsstellen. Abstimmungen, Dokumentenarbeit und Rückfragen laufen als Remote-Termin, wo das sinnvoll ist, das spart Ihnen Wartezeit und uns Anfahrt.

Bei laufender Betreuung halten wir bewusst regelmäßige Präsenztermine. Ein System, das nur aus der Ferne gepflegt wird, entfernt sich mit der Zeit von dem, was im Betrieb tatsächlich passiert.

Reden wir 30 Minuten darüber, was Sie wirklich brauchen

Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Sie schildern Ihre Ausgangslage, wir sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten, und ob Sie dafür überhaupt einen Berater brauchen.

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