Bestehendes System verschlanken, weniger Papier, gleiche Konformität
Managementsysteme wachsen: nach jeder Abweichung ein Formular, nach jedem Audit ein Dokument mehr. Irgendwann pflegt es nur noch die QM-Stelle und niemand arbeitet damit. Verschlanken heißt, alles zu entfernen, was weder die Norm fordert noch im Betrieb hilft.
Sinnvoll, wenn
Diese Leistung passt, wenn
- die Dokumentation über Jahre gewachsen ist und niemand mehr den Überblick hat
- Mitarbeitende Formulare ausfüllen, deren Zweck sie nicht benennen können
- die QM-Pflege mehr Zeit kostet als der Nutzen rechtfertigt
- ein Wechsel in der QM-Stelle ansteht und das System übergabefähig werden muss
Ein anderer Weg passt besser, wenn
- noch kein System existiert, dann ist ISO 9001 einführen der Einstieg
- das System dünn ist und im Audit Abweichungen produziert: dann fehlt Substanz, nicht Ballast
- nur die Audits fehlen, dafür gibt es Interne Audits
Was wir tun
- Bestandsaufnahme der DokumentationJedes Vorgabedokument und Formular wird einer von drei Kategorien zugeordnet: von der Norm gefordert, im Betrieb tatsächlich genutzt, oder keines von beidem.
- Abgleich mit der NormWas gestrichen werden soll, wird gegen die Normforderung geprüft. Verschlanken darf keine Lücke reißen, die im nächsten Audit zur Abweichung wird.
- Gespräche mit den AnwendernDie Leute, die täglich damit arbeiten, wissen am besten, welches Formular nur noch aus Gewohnheit existiert. Diese Einschätzung ist wertvoller als jede Dokumentenanalyse.
- Rückbau und NeuordnungZusammenlegen, kürzen, streichen, mit nachvollziehbarer Begründung je Dokument, damit im Audit erklärbar bleibt, warum etwas nicht mehr existiert.
- Übergabe an Ihre QM-StelleAm Ende steht eine Ablage, in der jemand ohne Vorwissen findet, was er sucht. Das ist der eigentliche Prüfstein.
Was am Ende vorliegt
Was wir von Ihnen brauchen
Verschlanken ist Verhandlungssache, jemand muss entscheiden dürfen, dass etwas wegfällt:
- Eine Entscheidungsbefugnis. Jemand muss "das brauchen wir nicht mehr" sagen dürfen, sonst bleibt am Ende alles stehen.
- Zugang zu den Anwendern. Kurze Gespräche in den Bereichen, nicht nur mit der QM-Stelle.
- Ehrlichkeit über die tatsächliche Nutzung. Ein Formular, das ausgefüllt und nie gelesen wird, ist Ballast, auch wenn es seit Jahren existiert.
Festpreis, sobald der Umfang der Dokumentation bekannt ist
Der Aufwand richtet sich nach der Komplexität Ihres Unternehmens und dem Umfang dessen, was gewachsen ist: nach der Zahl der Prozesse und Standorte und danach, wie viele Dokumente tatsächlich im Umlauf sind.
Nach einem ersten Blick in die Ablage lässt sich das benennen. Sie erhalten einen Festpreis und eine Einschätzung, wie viel Rückbau realistisch ist, manchmal lautet die ehrliche Antwort, dass das System schlanker ist als es sich anfühlt und nur die Ordnung fehlt.
Häufige Fragen
Riskieren wir mit weniger Dokumentation eine Abweichung im Audit?
Nur wenn falsch gestrichen wird. Deshalb wird jedes Dokument vor dem Rückbau gegen die Normforderung geprüft und die Begründung schriftlich festgehalten. Im Audit können Sie damit erklären, warum etwas nicht mehr existiert, das ist stärker als ein Dokument, das niemand pflegt.
Wie viel lässt sich typischerweise streichen?
Das lässt sich vorher nicht seriös beziffern und hängt davon ab, wie das System entstanden ist. Systeme, die eine Beratung einmal komplett geliefert hat, enthalten erfahrungsgemäß mehr Entbehrliches als solche, die im Haus gewachsen sind. Beides kommt vor.
Können wir das nicht selbst machen?
Grundsätzlich ja. In der Praxis scheitert es meist daran, dass niemand im Haus die Entscheidung treffen möchte, etwas wegzuwerfen, das ein Vorgänger eingeführt hat. Ein Externer trägt diese Entscheidung leichter, und begründet sie normfest.
Findet das vor Ort oder aus der Ferne statt?
Vor Ort findet alles statt, wo es auf den Betrieb selbst ankommt: Gap-Analyse, interne Audits sowie externe Audits durch Kunden oder Zertifizierungsstellen. Abstimmungen, Dokumentenarbeit und Rückfragen laufen als Remote-Termin, wo das sinnvoll ist, das spart Ihnen Wartezeit und uns Anfahrt.
Bei laufender Betreuung halten wir bewusst regelmäßige Präsenztermine. Ein System, das nur aus der Ferne gepflegt wird, entfernt sich mit der Zeit von dem, was im Betrieb tatsächlich passiert.
Reden wir 30 Minuten darüber, was Sie wirklich brauchen
Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Sie schildern Ihre Ausgangslage, wir sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten, und ob Sie dafür überhaupt einen Berater brauchen.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
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