Externer QM-Beauftragter, die Rolle, ohne die Stelle
Ein Managementsystem braucht jemanden, der es pflegt. In vielen Betrieben übernimmt das nebenbei jemand, der eigentlich keine Zeit dafür hat, und dann wird es kurz vor dem Audit hektisch. Die Rolle lässt sich auslagern, ohne dafür eine Stelle zu schaffen.
Sinnvoll, wenn
Diese Leistung passt, wenn
- ein zertifiziertes System besteht, aber niemand die Zeit hat, es zu pflegen
- die QMB-Aufgabe bisher nebenbei mitläuft und regelmäßig liegen bleibt
- die QM-Stelle vakant ist oder ein Wechsel überbrückt werden muss
- Sie die Rolle besetzen wollen, ohne dafür einzustellen
Ein anderer Weg passt besser, wenn
- noch kein System existiert, das muss zuerst aufgebaut werden, siehe ISO 9001 einführen
- Sie eine dauerhafte Vollzeitbetreuung suchen: dann ist eine eigene Stelle günstiger und näher am Betrieb
- Sie im Haus Kompetenz aufbauen möchten, dafür ist Mentoring in der Anwendung der bessere Weg
Was wir tun
- DokumentenlenkungVorgabedokumente aktuell halten, Änderungen nachvollziehbar führen, Freigaben dokumentieren. Der Teil, der zwischen den Audits am häufigsten einschläft.
- Auditvorbereitung und -begleitungÜberwachungs- und Rezertifizierungsaudits vorbereiten, Nachweise zusammenstellen, an den Audittagen vor Ort sein.
- ManagementbewertungVorbereitung der Bewertung mit den Eingaben, die die Norm in Kapitel 9.3 verlangt, als entscheidungsfähige Vorlage, nicht als Zahlenfriedhof.
- Maßnahmen nachverfolgenKorrektur- und Verbesserungsmaßnahmen im Blick behalten und die Wirksamkeit prüfen, statt sie beim nächsten Audit erneut zu finden.
- Ansprechpartner für Ihre LeuteFragen aus dem Betrieb kurzfristig klären, damit niemand auf den nächsten Termin warten muss.
Was am Ende vorliegt
Was wir von Ihnen brauchen
Die Rolle lässt sich auslagern, die Verantwortung nicht. Drei Dinge bleiben bei Ihnen:
- Die Leitungsverantwortung. Die Norm weist sie in Kapitel 5 der obersten Leitung zu, ein externer QMB kann sie nicht übernehmen und darf es auch nicht.
- Information über Veränderungen. Neue Prozesse, Standorte oder Produkte müssen wir erfahren, sonst pflegen wir ein System, das den Betrieb nicht mehr abbildet.
- Einen Ansprechpartner im Haus. Jemand, der Rückfragen beantworten kann, wenn wir nicht vor Ort sind.
Feste Zeitfenster statt unbestimmter Abhängigkeit
Der Aufwand richtet sich nach der Komplexität Ihres Unternehmens: nach der Zahl der Prozesse und Standorte und danach, wie viel Bewegung im System ist. Ein stabiler Betrieb braucht deutlich weniger Betreuung als einer, der wächst oder umstrukturiert.
Vereinbart wird ein festes Zeitfenster pro Monat oder Quartal zu einem festen Honorar. Sie wissen, was es kostet, und wir wissen, wie viel Zeit zur Verfügung steht. Fällt einmal mehr an, etwa im Auditmonat, sprechen wir vorher darüber, statt hinterher abzurechnen.
Häufige Fragen
Ist ein externer QMB überhaupt normkonform?
Ja. Die ISO 9001 verlangt seit 2015 keinen benannten Beauftragten mehr, sondern dass die Aufgaben zugewiesen und wahrgenommen werden. Ob das eine interne oder externe Person tut, ist der Norm gleichgültig, solange die Leitungsverantwortung bei der obersten Leitung bleibt.
Wie oft sind Sie vor Ort?
Das legen wir gemeinsam fest. Vieles lässt sich aus der Distanz erledigen, aber Dokumentenpflege ohne Kontakt zum Betrieb führt genau zu dem System, das niemand nutzt. Präsenz im Betrieb gehört deshalb dazu.
Was passiert, wenn wir die Rolle später intern besetzen?
Dann übergeben wir. Das System ist so aufgebaut, dass jemand ohne unsere Vorgeschichte damit arbeiten kann, Übergabe ist der Normalfall, nicht der Störfall. Auf Wunsch arbeiten wir die Person ein, siehe Mentoring in der Anwendung.
Findet das vor Ort oder aus der Ferne statt?
Vor Ort findet alles statt, wo es auf den Betrieb selbst ankommt: Gap-Analyse, interne Audits sowie externe Audits durch Kunden oder Zertifizierungsstellen. Abstimmungen, Dokumentenarbeit und Rückfragen laufen als Remote-Termin, wo das sinnvoll ist, das spart Ihnen Wartezeit und uns Anfahrt.
Bei laufender Betreuung halten wir bewusst regelmäßige Präsenztermine. Ein System, das nur aus der Ferne gepflegt wird, entfernt sich mit der Zeit von dem, was im Betrieb tatsächlich passiert.
Reden wir 30 Minuten darüber, was Sie wirklich brauchen
Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Sie schildern Ihre Ausgangslage, wir sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten, und ob Sie dafür überhaupt einen Berater brauchen.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
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