Die Fehlersammelliste ist das unspektakulärste Werkzeug im Qualitätsmanagement: ein Blatt Papier, links die Fehlerarten, oben die Tage, dazwischen Striche. Sie kostet nichts, braucht keine Software und ist die Voraussetzung für fast jede andere Methode. Nicht zufällig gehört sie zu den sieben elementaren Qualitätswerkzeugen, die Kaoru Ishikawa für die Arbeit in Qualitätszirkeln zusammengestellt hat.

Denn ohne Daten bleibt alles Weitere Kulisse. Ein Pareto aus geschätzten Zahlen ist Dekoration, ein Ishikawa ohne Häufigkeiten ist Spekulation, und jede Maßnahme darauf ein Versuch mit unbekanntem Ausgang.

1 Was die Fehlersammelliste leistet

Sie beantwortet eine Frage: Was tritt wie oft auf? Mit Zahlen, nicht mit Eindrücken. Das klingt banal, verändert die Diskussion im Betrieb aber grundlegend.

Der typische Effekt zeigt sich nach zwei Wochen: Was alle für das Hauptproblem hielten, steht oft nicht vorn in der Rangfolge. Nicht weil sich jemand geirrt hätte, sondern weil Erinnerung dem Ärger folgt. Der Fehler, der letzten Donnerstag einen Kunden verärgert hat, wirkt größer als der, der täglich leise dreimal auftritt. Die Strichliste kennt diesen Unterschied nicht.

Was sie nicht leistet: Sie erklärt nichts. Eine Zeile mit 51 Strichen sagt, dass etwas häufig ist. Warum, steht dort nicht.

2 Der Schnitt der Fehlerarten entscheidet alles

Hier scheitern oder tragen Fehlersammellisten. Die Qualität der Liste hängt vollständig davon ab, wie die Fehlerarten geschnitten sind. Alles andere ist Formsache.

Zu grob: die Kategorie sagt nichts

Ein Betrieb führt drei Zeilen: Maßfehler, Oberflächenfehler, Sonstiges. Nach vier Wochen stehen 198 Striche bei „Maßfehler“. Und nun? Die Zeile umfasst zu enge Bohrungen, falsche Längen, Verzug nach dem Schweißen und Ablesefehler. Diese Ursachen haben nichts miteinander zu tun. Aus der Zeile folgt keine Maßnahme, weil sie kein Problem benennt, sondern ein Themenfeld.

Das Muster ist leicht zu erkennen: Trägt die größte Position mehr als etwa die Hälfte aller Fälle, ist sie zu weit gefasst.

Zu fein: die Häufigkeit zersplittert

Der Gegenfehler ist häufiger, weil er nach Sorgfalt aussieht. Ein Team legt dreißig Kategorien fest, getrennt nach Bauteil und Position: „Stecker X1 nicht fest“, „Stecker X2 nicht fest“, „Schraube M5 ohne Moment“. Fachlich ist jede Zeile korrekt.

Nach der Auswertung trägt die größte Kategorie sechs Prozent, alle anderen liegen zwischen zwei und fünf. Es entsteht keine Priorität, weil sich die Häufigkeit auf dreißig Zeilen verteilt. Dabei liegt der Befund offen da: Die Stecker zusammen wären Platz eins gewesen. Der zu feine Schnitt hat ihn zerlegt. Und wer zwischen dreißig Zeilen suchen muss, setzt den Strich irgendwo oder gar nicht.

Brauchbar: acht bis zwölf Kategorien

Brauchbar sind erfahrungsgemäß acht bis zwölf Kategorien, und zwei Bedingungen müssen erfüllt sein. Erstens schließen sie sich gegenseitig aus: Jeder Fall passt in genau eine Zeile, sonst entscheidet die Person am Prüfplatz, und jede entscheidet anders. Zweitens decken sie gemeinsam alles ab, was auftreten kann. Das prüft sich über „Sonstiges“, mit einer Faustregel: Bleibt die Zeile unter zehn Prozent, passt der Schnitt.

Ein Test vor dem Start: Drei Beteiligte ordnen zehn bekannte Fälle unabhängig ein. Weichen sie bei mehr als einem ab, überlappen die Kategorien. Diese Runde moderieren wir in unseren QM-Workshops. Sie gehört an die Linie, nicht ins Büro.

3 Wer erfasst, wann und wo

Wer? Die Person, die den Fehler feststellt. Nicht die Führungskraft, nicht das Qualitätsmanagement. Jede Weitergabe kostet Genauigkeit.

Wann? Sofort, im Moment der Feststellung. Nicht am Schichtende aus dem Gedächtnis, denn dann fehlen die kleinen Fälle, und genau die machen die Menge.

Wo? Das Formular hängt dort, wo der Fehler auffällt: am Prüfplatz, am Bandende, an der Nacharbeitsbank. Liegt es zwei Türen weiter, wird nicht erfasst.

Was noch? Neben der Fehlerart mindestens Zeitpunkt, Stelle im Prozess und Menge. Damit lässt sich prüfen, ob Fälle sich auf eine Schicht, eine Maschine oder eine Charge häufen. Zusatzangaben nur, wenn sie später wirklich ausgewertet werden. Jede ungenutzte Spalte kostet Erfassungsdisziplin.

4 Warum Listen leer bleiben

Der häufigste Grund für eine leere Liste ist kein Formfehler. Es ist die Sorge, dass die Striche gegen die eigene Person verwendet werden. Steht sie im Raum, wird nicht erfasst, oder nur das Offensichtliche.

Drei Dinge helfen dagegen. Erstens: Erfasst werden Fehler des Prozesses, nicht Fehler von Personen. Auf dem Formular steht kein Name. Zweitens: Die Ergebnisse gehen an die Erfasser zurück. Drittens: Die erste Verbesserung wird sichtbar. Wer erlebt, dass aus 38 Strichen ein zweiter Bereitsteller am Platz wird, führt die Liste weiter. Umgekehrt genügt ein Satz wie „bei Ihnen sind es aber viele“, um die Erfassung für Monate zu beenden.

5 Fehlersammelliste einführen: sechs Schritte

Erstens den Bereich wählen. Eine Linie, eine Zelle, ein Prüfplatz, nicht der ganze Betrieb.

Zweitens die Fehlerarten festlegen. Mit den Ausführenden, nicht für sie. Acht bis zwölf Zeilen in deren Sprache.

Drittens das Formular auf eine Seite bringen. Kopfdaten oben, Fehlerarten in den Zeilen, Zeiträume in den Spalten, rechts die Summe.

Viertens zwei Wochen erfassen. Lang genug für beide Schichten und mehrere Chargen, kurz genug, dass das Interesse hält.

Fünftens gemeinsam auswerten. Summen bilden, Rangfolge ansehen, Überraschungen besprechen. Diese halbe Stunde entscheidet über den Rest.

Sechstens die Kategorien nachschärfen. Meist wird eine Zeile geteilt und zwei werden zusammengelegt. Der normale zweite Durchgang.

6 Was nach der Liste kommt

Die Fehlersammelliste ist Schritt eins von drei. Sie liefert die Zahlen, mehr nicht.

Schritt zwei ist das Pareto-Diagramm: Balken absteigend, Summenkurve darüber, Schnitt dort, wo die Kurve abflacht. Damit stehen die zwei oder drei Positionen fest, die den Aufwand treiben. Schritt drei ist die Ursachenanalyse für genau diese Positionen: breit mit dem Ishikawa-Diagramm, dann in die Tiefe mit der 5-Why-Methode. Erst danach die Maßnahme. Im nächsten Zeitraum zeigt dieselbe Liste, ob sie gewirkt hat.

Wer mit der Maßnahme beginnt, kann nie belegen, ob sie etwas gebracht hat. Welches Werkzeug wann passt, zeigt unsere Übersicht der QM-Tools.

7 Praxisbeispiel aus einem Fertigungsbetrieb

Ein Fertigungsbetrieb im Landkreis Freyung-Grafenau montiert Baugruppen für den Maschinenbau. An einer Montagelinie fiel die Nacharbeit auf, ohne dass jemand eine Zahl nennen konnte. Die Erwartung im Betrieb war eindeutig: die Verschraubungen, dort werde das Drehmoment nicht eingehalten.

Das Team legte mit den Monteuren elf Fehlerarten fest und erfasste zehn Arbeitstage: 1.240 Baugruppen, 256 Fälle. Das Ergebnis widersprach der Erwartung. Vorn lagen nicht eingerastete Stecker mit 51 Fällen, dahinter falsch geführte Kabelbäume mit 43 und fehlende Kleinteile mit 38. Die Verschraubung kam auf 29 Fälle, Platz vier.

Die Spalten zeigten mehr: Die Steckerfälle häuften sich in der Spätschicht, die Kleinteile am Montag. Dahinter standen eine Beleuchtung, die am Nachmittag nicht ausreichte, und eine Bereitstellung, die über das Wochenende nicht nachgefüllt wurde. Zwei Maßnahmen, keine Investition. Beim Aufbau solcher Kennzahlen setzen wir in der Prozess- und Kennzahlenoptimierung an der vorhandenen Datenlage an, nicht an einem neuen System.

8 Fünf Fehler, die die Liste wertlos machen

„Sonstiges“ wird die größte Position. Dann waren die Kategorien falsch geschnitten, und der Befund steckt in der Restzeile.

Die Liste wird geführt, aber nie ausgewertet. Der häufigste Fall: ein Stapel Formulare im Ordner, keine Summen. Erfassen ohne Auswertung ist verlorene Arbeitszeit.

Erfassung durch eine Person am Schreibtisch. Wer nachträglich aus Rückmeldungen einträgt, erfasst seine Wahrnehmung, nicht den Prozess.

Zu viele Spalten. Auftragsnummer, Werker, Maschine, Charge, Bemerkung: je mehr Felder, desto weniger Zeilen werden ausgefüllt.

Keine Rückmeldung an die Erfasser. Ohne sichtbares Ergebnis endet die Erfassung von selbst. Auch interne und externe Audits fragen hier: Was ist aus den Daten geworden?

9 Was die ISO 9001 fordert

Die DIN EN ISO 9001:2015 nennt die Fehlersammelliste an keiner Stelle. Namentlich gefordert ist sie nicht. Kapitel 9.1.1 verlangt aber, zu bestimmen, was überwacht und gemessen wird, mit welchen Verfahren ausgewertet wird und wann die Ergebnisse bewertet werden.

Genau das leistet eine Fehlersammelliste in der einfachsten Form. Für den Nachweis genügen Formular, Auswertung mit Datum und die Entscheidung, die daraus folgte. Beim Aufbau dieser Nachweiskette unterstützen wir in der QM-Beratung. Weitere Methoden finden Sie in unseren Blogbeiträgen.

Häufige Fragen zur Fehlersammelliste

Wie viele Fehlerarten gehören in eine Fehlersammelliste?
Acht bis zwölf. Weniger fasst zu weit und benennt kein Problem, mehr zersplittert die Häufigkeit, sodass keine Rangfolge entsteht. Die Kategorien müssen sich ausschließen und gemeinsam alles abdecken.

Wie lange sollte man erfassen?
Für den Einstieg zwei Wochen. Das reicht für beide Schichten und mehrere Chargen. Danach wird ausgewertet und der Schnitt nachgeschärft. Für eine Priorisierung mit Kosten acht bis zwölf Wochen.

Was tun, wenn die Kategorie „Sonstiges“ zu groß wird?
Über zehn Prozent ist sie ein Warnsignal: Die Einteilung passt nicht. Sehen Sie die Einzelfälle durch, bilden Sie daraus eine oder zwei neue Kategorien und erfassen Sie erneut.

Brauche ich Software für eine Fehlersammelliste?
Nein. Papier am Arbeitsplatz und eine Tabellenkalkulation für die Auswertung genügen. Digital lohnt sich, wenn mehrere Bereiche parallel zählen oder die Daten monatlich in Kennzahlen fließen. Der Nutzen entsteht aus dem Schnitt der Kategorien.