Fragen Sie fünf Beteiligte, wie ein Prozess abläuft. Sie erhalten fünf Antworten. Jede davon stimmt für den Abschnitt, den die Person selbst verantwortet. Ein Flussdiagramm legt diese Teilbilder übereinander und zeigt den Ablauf, der tatsächlich stattfindet.

Genau darin liegt der Wert. Das Diagramm zeichnet nicht den dokumentierten Prozess, sondern den gelebten. Und es legt fast immer Schleifen und Doppelprüfungen offen, die niemand bewusst eingeführt hat. Sie sind über Jahre entstanden, meist als Reaktion auf einen Einzelfall, der längst vergessen ist.

1 Was ein Flussdiagramm leistet

Ein Flussdiagramm zeigt eine Folge von Schritten und die Verzweigungen dazwischen. Es beantwortet drei Fragen: Was passiert? In welcher Reihenfolge? Und wer entscheidet an welcher Stelle?

Der erste Nutzen ist die gemeinsame Sicht. Solange der Ablauf nur in Köpfen existiert, streiten Abteilungen über Zuständigkeiten. Liegt er auf einem Blatt, verschiebt sich das Gespräch. Es geht dann um Kästen und Pfeile, nicht um Personen.

Der zweite Nutzen sind die Funde. Rückschleifen werden sichtbar, weil ein Pfeil zurückzeigt. Doppelte Erfassungen fallen auf, weil dieselbe Angabe zweimal im Diagramm steht. Genehmigungen ohne echten Entscheidungsspielraum erkennen Sie daran, dass hinter der Raute nur ein Weg weiterführt.

Was ein Flussdiagramm nicht leistet: Es bewertet nicht. Ob eine Prüfung nötig ist, sagt das Diagramm nicht. Es zeigt nur, dass sie stattfindet. Die Bewertung folgt danach, im Gespräch mit den Beteiligten und mit Blick auf die Kennzahlen des Prozesses.

2 Die Symbole und ihre Bedeutung

Die Formen sind in der ISO 5807:1985 und in der DIN 66001:1983-12 festgelegt. Beide Normen stammen aus der Informationsverarbeitung und wurden für Daten- und Programmablaufpläne geschrieben. Sie sind alt, gelten aber weiterhin: ISO hat die ISO 5807 zuletzt 2019 bestätigt, die DIN 66001 führt DIN Media als gültige Ausgabe. Beide kennen deutlich mehr Symbole als die sechs oben. Für die Praxis im Mittelstand reichen diese sechs. Mehr Formen erzeugen keine Klarheit, sondern Rückfragen im Workshop.

Das Oval grenzt den Prozess ab: genau ein Start, mindestens ein Ende. Das Rechteck steht für eine Tätigkeit. Benennen Sie sie aus Verb und Objekt, etwa „Wareneingang prüfen“. Die Raute steht für eine Entscheidung. Sie enthält eine Frage, und beide Antworten führen weiter.

Das Dokument mit der gewellten Unterkante markiert einen Nachweis: Prüfbericht, Lieferschein, unterschriebene Freigabe. Das Parallelogramm steht für Daten, also für einen Eintrag im ERP- oder QM-System. Der Konnektor als Kreis führt einen Strang an anderer Stelle weiter, wenn das Blatt zu klein wird.

3 So gehen Sie vor: vier Schritte

Erstens die Prozessgrenzen festlegen. Wo beginnt der Ablauf, wo endet er? Ohne diese Entscheidung wächst das Diagramm in beide Richtungen weiter. Ein guter Start ist ein auslösendes Ereignis, ein gutes Ende ein übergebenes Ergebnis. Für die Abgrenzung selbst ist das SIPOC-Diagramm das schnellere Werkzeug.

Zweitens die Schritte in Reihenfolge sammeln. Ein Schritt pro Karte, in der Sprache der Ausführenden. Noch keine Symbole, noch keine Pfeile. Erst wenn die Reihenfolge steht, entstehen die Formen.

Drittens Entscheidungen und ihre Zweige ergänzen. An jeder Raute stellt sich die Frage, was bei „nein“ passiert. Genau hier tauchen die Schleifen auf, die im Alltag Zeit kosten. Notieren Sie beide Zweige, auch wenn der eine selten vorkommt.

Viertens gegenprüfen. Gehen Sie das Diagramm mit den Ausführenden Schritt für Schritt durch. Fragen Sie bei jedem Kasten: Läuft es wirklich so, auch am Freitagnachmittag? Solche Runden moderieren wir in unseren QM-Workshops.

4 Mit den Ausführenden zeichnen, nicht mit den Verantwortlichen

Das ist der wichtigste Punkt des ganzen Vorgehens. Wer den Prozess verantwortet, kennt die Zielvorstellung. Wer ihn ausführt, kennt die Wirklichkeit. Beide Fassungen weichen regelmäßig voneinander ab.

Diese Differenz ist kein Zeichen von Nachlässigkeit. Sie entsteht, weil Menschen Hindernisse umgehen, um ihre Arbeit zu erledigen. Ein fehlendes Feld in der Software, ein Kollege im Urlaub, ein Kunde mit Sonderwunsch: Jedes Mal entsteht ein Umweg, der bleibt.

In der Differenz liegt das Verbesserungspotenzial. Zeichnen Sie deshalb zuerst den gelebten Ablauf. Legen Sie den dokumentierten daneben. Dann entscheiden Sie je Abweichung: Passt sich die Vorgabe an die Praxis an, oder die Praxis an die Vorgabe? Beide Antworten sind zulässig, eine Entscheidung braucht es aber.

5 Was ein Flussdiagramm regelmäßig aufdeckt

Genehmigungen ohne Entscheidungsspielraum. Eine Freigabe, die noch nie verweigert wurde, ist keine Entscheidung. Sie ist eine Wartezeit mit Unterschrift.

Doppelte Erfassung derselben Daten. Angaben werden im Postfach notiert, dann in die Software übertragen, später in eine Liste kopiert. Jede Kopie kann abweichen.

Rückschleifen bei Nachfragen. Fehlt eine Angabe, geht der Vorgang zurück an den Anfang. Zwei oder drei solcher Schleifen verdoppeln die Durchlaufzeit, ohne dass die Arbeitszeit steigt.

Wartezeiten zwischen Abteilungen. Die Übergabe selbst dauert Sekunden, das Liegen davor Tage. Wie stark diese Zeiten ins Gewicht fallen, zeigt erst die Messung. Dafür setzen wir Kennzahlen in der Prozess- und Kennzahlenoptimierung auf.

6 Praxisbeispiel: Reklamation in einem Fertigungsbetrieb

Ein Betrieb im Landkreis Passau bearbeitet Kundenreklamationen. Der Ablauf galt als eingespielt. Es gab eine Verfahrensanweisung, niemand hatte Beschwerden, die Bearbeitung dauerte im Schnitt neun Arbeitstage. Aufgenommen wurde der Prozess nur, weil ein internes Audit anstand.

Das Diagramm entstand in zwei Stunden mit vier Personen aus Vertrieb, Qualitätssicherung und Fertigung. Es zeigte drei Rückschleifen. Alle drei begannen mit einer fehlenden Angabe des Kunden, meist der Charge oder dem Lieferschein. Jede Schleife kostete zwei bis vier Tage.

Dazu kamen zwei Stellen, an denen dieselben Daten neu erfasst wurden: einmal beim Eingang im Postfach, einmal beim Anlegen in der QM-Software. An einer dritten Stelle stand eine Freigabe durch die Betriebsleitung, die in vier Jahren nie verweigert worden war.

Die Maßnahmen ergaben sich fast von selbst. Ein Formular mit Pflichtfeldern beim Eingang, ein direkter Import in die Software, die Freigabe nur noch ab einer Schadenshöhe von 5.000 Euro. Die Durchlaufzeit sank auf vier Arbeitstage. Kein Schritt wurde gestrichen, der fachlich nötig war.

7 Vier Fehler, die den Nutzen kosten

Zu detailliert. Wer jeden Mausklick zeichnet, füllt drei Seiten und findet nichts. Bleiben Sie auf der Ebene, auf der ein Schritt ein Ergebnis erzeugt.

Zu grob. Drei Kästen für einen Prozess, der einen Arbeitstag dauert, zeigen nur die Überschriften. Schleifen verstecken sich immer im Detail dazwischen.

Entscheidungen ohne beide Zweige. Eine Raute mit nur einem Ausgang ist keine Entscheidung. Fehlt der zweite Zweig, fehlt genau der Weg, der im Alltag Zeit kostet.

Keine Aktualisierung. Ein Diagramm von 2019 beschreibt einen Prozess, den es nicht mehr gibt. Verankern Sie die Prüfung im Auditprogramm. Bei internen und externen Audits ist der Ablauf ohnehin Thema.

8 Flussdiagramm, SIPOC, Turtle oder Wertstromanalyse?

Die vier Werkzeuge konkurrieren nicht, sie beantworten verschiedene Fragen. Das Flussdiagramm zeigt den Ablauf mit seinen Verzweigungen. SIPOC grenzt den Prozess ab und nennt Lieferanten, Eingaben, Ausgaben und Kunden auf einer Seite.

Das Turtle-Diagramm beschreibt die Prozessmittel: Wer, womit, wonach, woran gemessen. Es ist das Format, das Auditoren erwarten. Die Wertstromanalyse rechnet Zeiten und trennt Wertschöpfung von Warten. Eine Einordnung aller Methoden finden Sie in unserer Übersicht der QM-Tools.

In der Reihenfolge heißt das: SIPOC zum Abgrenzen, Flussdiagramm zum Verstehen, Turtle für das Audit, Wertstrom für die Zeiten. Wer mit dem Flussdiagramm beginnt, ohne die Grenzen zu klären, zeichnet meist zu viel.

9 Was die ISO 9001 fordert

Die DIN EN ISO 9001:2015 nennt das Flussdiagramm an keiner Stelle. Kapitel 4.4 verlangt, die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse und ihre Wechselwirkungen zu bestimmen. Dazu gehören Eingaben, Ergebnisse, Reihenfolge, Verantwortlichkeiten und Kennzahlen.

Eine Darstellungsform schreibt die Norm nicht vor. Eine Tabelle erfüllt die Anforderung ebenso wie ein Diagramm. In der Praxis ist das Flussdiagramm trotzdem die schnellste Antwort auf die Auditfrage nach den Wechselwirkungen: Die Übergabepunkte zwischen Abteilungen stehen sichtbar auf dem Blatt. Beim Aufbau solcher Prozesslandschaften unterstützen wir in der QM-Beratung. Weitere Methoden im Detail finden Sie in unseren Blogbeiträgen.

Häufige Fragen zum Flussdiagramm

Wie detailliert soll ein Flussdiagramm sein?
So detailliert, dass jeder Kasten ein überprüfbares Ergebnis erzeugt. Ein Prozess mit fünfzehn bis dreißig Symbolen passt auf eine Seite und bleibt lesbar. Wird es mehr, teilen Sie den Prozess an einer Übergabe und arbeiten mit einem Konnektor weiter.

Welche Symbole brauche ich für ein Flussdiagramm?
Oval für Start und Ende, Rechteck für Tätigkeiten, Raute für Entscheidungen. Dazu Dokument, Daten und Konnektor, wenn Nachweise oder Systemeinträge wichtig sind. Sechs Symbole decken die Praxis ab, die Normen ISO 5807 und DIN 66001 kennen mehr.

Fordert die ISO 9001 ein Flussdiagramm?
Nein. Kapitel 4.4 verlangt, Prozesse und ihre Wechselwirkungen zu bestimmen, schreibt aber keine Darstellungsform vor. Ein Flussdiagramm ist eine bewährte Antwort auf diese Anforderung, keine Pflicht.

Was ist der Unterschied zwischen Flussdiagramm und Turtle-Diagramm?
Das Flussdiagramm zeigt den Ablauf in seiner Reihenfolge mit allen Verzweigungen. Das Turtle-Diagramm beschreibt einen Prozess über seine Mittel: Eingaben, Ausgaben, Beteiligte, Hilfsmittel, Methoden und Kennzahlen. Für ein internes Audit sind beide zusammen die stärkste Kombination.